Présents :
Frédérick Galuszkiewicz, Marjolaine Rieben, Christine Ganet, Patrick Segarra, Olivier Bayer, Élise Layec, Olivier Fichet, Fabienne Pinardon, Xavier Ferran, Helena Lovendal, Sophie Pillods, Rémi Visticot, Antoine Vial, Stewart Cook, Jeanne Favéro
Excusé :
Pablo Carrera
Ordre du jour
- Retour sur les événements passés
- Bilan organisationnel : ce qui fonctionne / ce qui fonctionne moins
- Suivi des budgets
- Création de nouvelles commissions : coworking, salle de formation, ménage, etc.
- Divers : chaudière, formation Licence III, location des bureaux (loyer non encore réglé)
1. Événements passés
ECHOS DU VIAUR – Documentaires sonores
- Très bons retours. Événement sur deux salles + salle de formation.
- Entrée à prix libre : proposition d’indiquer clairement « Prix libre et conscient – pour faire vivre l’hôtel ».
- Possibilité de refaire ce type d’événement avec un thème centré sur le patrimoine et les histoires de La Salvetat.
Concert Psyché
- Bonne affluence, retour très positif. Groupe intéressé pour revenir.
Concert de Romane
- Environ 30 personnes, ambiance agréable.
Tournage par Julien – Club de jeux de Rieupeyroux
- Venue pour filmer un teaser. Ils organisent des jeux de rôle et escape games.
- Intéressés pour utiliser l’hôtel comme lieu de jeu.
À retenir :
- Mieux signaler les tarifs : « prix libre et conscient ».
- Potentiel partenariat pour des projets vidéo (prêt de matériel possible).
2. Coworking
- Forte demande constatée.
- Idée : proposer aux coworkers de présenter leur activité (ex : Benoît, ONG).
- Envisager une vidéo de promotion / intégrer le projet au programme d’attractivité du département.
- Se faire référencer par le département.
Christine a rencontré le coworking de Najac (difficultés à fonctionner malgré une embauche).
→ Besoin de développer une stratégie de communication, notamment sur LinkedIn.
→ Penser à prendre des photos pour illustrer la com’.
Propositions :
- Créer une commission coworking ou organiser une réunion avec les hébergeurs.
- Aller à l’office du tourisme pour se faire connaître.
- Nommer un référent coworking.
Décisions :
- Olivier est référent coworking.
- Formulaire d’accès pour les clés. Adhésion et acceptation de la charte obligatoires.
- Mettre le numéro d’Olivier sur les supports de communication.
- Créer des fiches pratiques : permanence, mode d’emploi de l’imprimante, fiche coworker…
- Ressources : se référencer sur le site Coworking France.
3. Abonnement ORANGE
- Coût : 150 € pour internet + location de matériel → 240 €/mois pendant 3 ans.
→ Valoriser l’abonnement dans notre communication.
4. Communication
Constat :
Manque de visibilité : le public ne sait pas quand nous sommes ouverts ni comment participer.
Décisions :
- Attendre la validation de la Licence III pour fixer et diffuser des horaires et un programme clair.
- Objectif d’ouverture dans un 1er temps : mercredi à vendredi de 16h à 19h, événements le samedi.
- Richard pourrait assurer les mardis (à confirmer).
- Créer un programme mensuel.
Référent communication externe : Stewart
→ Il dispose d’un bon système pour gérer la programmation + com’.
5. Événements à venir
Créer une commission événements
- Membres : Élise, Rémi, Annabelle
- Référente : Élise
Idées :
- Club de lecture, librairie d’occasion
- Soirées à thème : crêpes, jeux, films
- Cours de poterie, photographie…
- Conférences…
6. Buvette – Licence III
- La Licence III (vente d’alcool) nécessite un permis d’exploitation, nominatif, réservé à un membre de la collégiale.
- Formation possible en visio (20h), valable pour toutes les licences.
→ Frédérick suivra la formation. - Hygiène (HACCP) : Frédérick est formé et pourra former d’autres membres.
À envisager :
- Achat d’une tireuse à bière (~2000 €)
- Chercher un fournisseur pouvant nous en prêter une
- Obtenir une bière à prix réduit
- Attendre la licence avant d’afficher des horaires fixes
7. Communication interne
Création d’une commission communication interne
- Référente : Élise
Outils à envisager :
- Discord / Slack : le dernier pas idéal car les messages disparaissent
- Affichage dans l’hôtel : organigramme, référents, infos utiles
8. Chaudière
- Achat d’occasion : 1200 €
- Travaux estimés : 10 000 € → faire une demande de subvention ?
- Chauffage : ~3000 €/an
→ Fin des travaux envisagée pour fin novembre.
9. Permanence
Référente : Élise
→ Possibilité de structurer le lieu comme une maison de quartier, ce qui permettrait de solliciter la CAF pour des subventions.
10. Ménage / Maintenance / Travaux
Commission ménage, espaces verts, maintenance :
- Référent : Patrick
- Aide : Olivier
Commission travaux :
- Rémi, Stewart
→ En attente de financements pour avancer.
11. Points divers à suivre
- Faire un tampon (attente du nom)
- Partager le programme URQR à tous
- Afficher le mot de passe WiFi
- Partager le fichier “À faire”
- Faire un point avec les filles de Son’o Liort
- Envoyer adresse et SIRET à Frédérick
- Revoir la subvention Emballez-vous
- Prendre RDV avec le maire : Sophie + Élise (Jeanne si dispo)
- ERP : Rémi suit le dossier.
- Helena : consciente qu’elle devra quitter la collégiale quand le loyer sera appliqué.
- Aller saluer l’auberge du Tilleul : Jeanne + Élise
- Être attentif aux bénévoles et à leur bien être dans le projet et particulièrement répondre aux bénévoles lorsqu’ils envoient des messages.