CR REUNION MENSUELLE du 3-10-2025
Présents : Olivier Bayer, Sophie Pillods, Helena Lovendal, Rémi Visticot, Marjolaine
Rieben, Sylvie Brown, Christine Ganet, Patrick Segarra, Mireille Maillé, Serge
Faydel, Fabienne Pinardon, Xavier Ferran, Didier Bven, Christiane Fraysse, Philipe
Dubocq.
- Retour sur les événements de septembre
o Soirée crêpes : c’était très bien. Une seule personne au bar ce n’était
pas beaucoup. Il faut renforcer l’orga entre évènement et buvette.
Quelques soucis d’approvisionnement. Important d’anticiper. Peut etre
faut-il faire plus de marges en faisant attention aux matières premières.
o
o Chorale : le succès est plus important qu’attendu. 40 personnes
inscrites. Chef de chœur Fiona Marcadle. On hésite avec la salle des
fêtes moins sympa et acoustique pas terrible mais plus grande. Du
coup forte chance que la chorale reste ici le jeudi.
o
o Friperie : besoin de planches pour aménager un placard permettant du
rangement. Appel aux adhérents
o
o échecs : Philippe propose de rajouter un créneau pour ceux qui ne
peuvent pas venir le dimanche
o - Le futur
- Le billard : prévu semaine prochaine. Il va fabriquer qq chose pour qu’il soit
déplaçable. Adhésion pour jouer le mercredi soir. Créer une
communication et un groupe pour pouvoir communiquer entre nous. Il
faudra que tous les gens qui viennent jouer soient adhérents à l’asso. Il fait
fabriquer un éclairage spécifique qui vendra en complément. Au-delà de
100€ on fait 60/40. - Point sur les finances : Il y a actuellement 2000 € sur le compte. Nous
équipons la salle de formation grâce à un financement du Crédit Agricole
budget de 1946€ pour une imprimante déjà acheté, un tableau blanc pour les
réunions et un video proj ou écran.
• - Travail sur la buvette pour connaitre les bénéfices suivant les boissons.
Richard a fait un outil très pratique. - Organisation interne. Ex de la buvette
Voire l’organisation travaillée en groupe buvette, en fin de doc.
La buvette est ouverte vendredi samedi, dimanche mais besoin de travailler
avec la prog et la com. Prévoir une réu avec les référents des trois
commissions régulièrement. Ex : la prog a fait une proposition et n’a pas eu
de retour. - Compliqué cette première programmation mensuelle, ça bouge beaucoup du
coup difficile de faire la com. - Il y a deux plannings celui des évènements et celui des bénévoles. Il faut que
sur les évènements on est une liste de bénévoles qui s’inscrivent.
• - Faire un planning par salle accessible via Discord
- Il faut un interlocuteur par commission.
- Pour un évènement il y a un qui fait quoi. A la fin de chaque réunion il y a un
qui fait quoi.
• - Faire une fiche de procédure pour chaque commission. Cela permet d’alléger
la charge et permettre clarté, peur d’autres que cela complexifie.
• - Fonctionnement des commissions
o Discord : peur de certains que cela soit trop complexe et chronophage.
Besoin de formation.
o Si on veut attirer bénévoles, besoin de plus de clarté et d’efficacité. En
fait on perd des bénévoles et d’énergie quand il n’y a pas de protocole.
o - Mise en place d’un réfèrent et mode de prise de décision collectif
o Commission buvette : Marjo (absente en nov Olivier prendra le relais)
o Commission évènements : Rémi
o Commission friperie : Fabienne
o Commission coworking : Olivier
o Commission travaux : Rémi
o Commission communication : Annabelle
o Commission petits travaux, espaces verts : Patrick
o Commission ateliers : Philippe, Olivier et Sophie (cette commission
est un peu particulière car elle touche aux prix que l’on peut demander
à chacun des ateliers, cela n’est pas fixe et dépend beaucoup du
contexte. Il faut aussi réfléchir au projet global de la structure… bref
c’est pourquoi nous sommes 3).
o
Pour la prog et les ateliers, il est important de faire une différence entre les gens qui
viennent utiliser le lieu, les gens qui proposent gratuitement, les prog de l’hôtel…
Faire sur Discord un lien entre buvette – évènement – communication
- Remise en question du nom de l’hôtel : discussion et définition d’un
mode de vote pour trancher la question et autres questions :
6 sur 14 aimeraient changer le nom de l’hôtel. Les gens pensent que c’est un
hôtel, un café et non pas une association. Une discussion s’engage sur « est-
ce le nom qu’il faut changer ou juste ajouter sur la façade que c’est un lieu
associatif.
Le vote sera fait au niveau des adhérents par mail :
Le texte d’intro : « Un débat est en cours sur le nom de l’Hôtel Panissal,
certains souhaiteraient changer de nom, d’autres non. Nous vous proposons
donc un vote. Merci de prendre 2mn pour y répondre.
Je souhaite garder le nom Hôtel Panissal oui/non
Je souhaite changer de nom ? oui/non
Si oui, quel nom proposez-vous ?
Ce système de vote internet pourra être employé pour d’autres votes.
- Changement réunion mensuelle On propose que la réunion mensuelle
change au premier mercredi du mois pour ne pas être en même temps que la
soirée pizza ou on propose de travailler en salle de réunion ou salle du fond. - Il est décidé de laisser la réunion le vendredi mais une personne restera au
bar. La réunion pourra se faire en salle de co-working.
Qui fait quoi ? - Ceux qui ne sont pas encore sur Discord s’y inscrivent. https://discord.gg/K355sSzK
- Chaque responsable de commission travaille avec son groupe pour mise en place de
procédure de décisions. Ce premier travail est ensuite partagé aux autres responsables
de commissions et à la collégiale pour l’amender et le valider. - Sophie reprend les catégories discords pour clarifier et adapte en fonction des
demandes des référents. - Jeanne lance le sondage sur le nom de l’hôtel.
Annexe :
Fonctionnement de la commission Buvette
● Protocole choix fournisseurs
● Protocole commande
● Tenue de la buvette pendant les évènements
Protocole choix fournisseurs
Pour définir les fournisseurs de la buvette asso, une demande avec présentation du
fournisseur et de ses produits (prix, quantité) doit être proposée à l’ensemble du groupe
buvette sous forme de vote avec un délai de 24 – 48 h pour prendre une décision. (sur
whattsap ou discord de préférence.)
Si l’abstention est majoritaire, la décision revient à la majorité votante. Si une majorité
n’est pas significative, le sujet peut être débattu si possibilité.
Une trace écrite dans le tableur “informations” des fournisseurs sera noté :
● Nom, adresse, contact, décision acté (date)
Une confirmation par téléphone ou mail doit être mise en place avec le fournisseur pour
lui confirmer sa présence dans la liste et chaque fournisseur doit avoir un.e référent.e.
Chaque membre de la commission buvette doit avoir accès au tableur des fournisseurs
qui comprendra:
- une table “informations fournisseurs” (nom, adresse, contact, date entrée)
- une table “prix fournisseurs” (prix d’achat; prix de vente; marge/vente produit)
- une table “gestion des commandes” (date, quantité commande, statut “payé…”)
- une table “gestion des stocks / inventaire” (date, quantité…)
Protocole commande
Lorsque l’on ne possède plus assez de produits pour assurer un événement ou une
ouverture de buvette, le responsable buvette sur place peut partager l’info et la
demande dans le groupe buvette.
2 scénarios sont possibles:
● notifier le manque produits, identifier fournisseur, quantité à
commander, établir un devis avec les chiffres dans le tableur,
communiquer le devis à la commission finance pour aval. Si le devis est
accepté par commission finance, alors prise de contact avec le
fournisseur par le responsable buvette de la commande.
● notifier le manque produits, identifier fournisseur, quantité à
commander.
En amont, si la commission finance nous fournit un budget / mois pour passer les
commandes, la commission buvette peut prendre en main la gestion des commandes à
partir d’un budget qui sera établi en fonction des dépenses moyennes liées aux
commandes à ce jour.
(NB commission finance : si vous nous faites un budget moyen mensuel détaillé nous
pouvons l’anticiper au niveau des finances et sauf contre ordre de notre part au cas ou
le compte n’aurait plus assez de trésorerie, vous pouvez faire les commandes et gérer
les stocks)
Tenue de la buvette pendant les évènements
La commission événementielle doit travailler avec la commission buvette et la
commission communication dans la mise en place d’événement.
La commission évènement doit voir avec la commission buvette pour savoir les
possibilités de tenue de buvette, si les stocks sont suffisants… Et avec la commission
communication afin de mettre en place une communication avec les bonnes
informations et avoir le temps de lancer le projet de com.
Une fois la date définie avec la comm. Event, alors la buvette devra